Как да приоритизирате времето си и да избегнете разсейването | Фокусирани съвети | Инструменти за производителност за ефективно управление на времето

Дуайт Айзенхауер.

34-ият президент на САЩ.

Върховен главнокомандващ на съюзническите сили в Европа по време на Втората световна война.

Човекът, който стартира програми, които доведоха до създаването на НАСА, Интернет и Междудържавната магистрална система.

Зает човек.

И съдейки по действията му - човек, който направи ефективно и продуктивно използване на времето.

Най-известната стратегия за производителност, използвана от Айзенхауер, се нарича Кутия Айзенхауер, или съвременен вариант - Приоритетната матрица.

Прост инструмент за вземане на решения, приоритетната матрица ви позволява да държите разсейките встрани, като същевременно се фокусирате върху най-важните задачи за деня.

The приоритетна матрица ви позволява да:

• Идентифицирайте с един поглед какво трябва да се направи.
• Преместване на задачи наоколо въз основа на това колко важно или спешно.
• Имайте общ преглед на това къде трябва да насочите вниманието си в краткосрочен и дългосрочен план.
• Останете отгоре от всичките ви списъци със задачи.

Изтеглете висококачествена версия за печат на Eisenhower Matrix тук.

Щракнете тук, за да гледате видеоклипа в YouTube Как да приоритизирам

Щракнете тук, за да гледате Инструменти за производителност за управление на времето

Какво е Приоритетната матрица?

Щракнете върху изображението за печат на Matrix Worksheet

Приоритетната матрица има две измерения - първото е значение (важно / не важно), а второто е спешност (спешно / не спешно).

Всяка задача се класифицира според тези квадранти и след това се разглежда според квадранта, към който принадлежат.

Всички задачи са разделени на тези 4 квадранта:

• Важно и спешно
• Не е спешно и важно
• Не е важно и спешно
• Не е важно и не е спешно

Квадрант 1 - Важно и спешно

Да се ​​научим да концентрирайте се върху най-важното е ключът към успеха.

Да се ​​научиш да управляваш себе си и времето си - това е, което отличава успелите от онези, които играят наваксване с времето. Това са задачи, които имат краен срок и висока възвръщаемост на инвестициите.

Те просто трябва да свършат!

Очевидно трябва да изпълняваме задачите в този квадрант, защото те са важни и първо трябва да ги изпълняваме, защото са спешни. Обикновено, ако ни липсва времето, първо трябва да изпълним тези задачи.

Понякога нямаме избор, но оставянето на нещата да стигнат до този момент има отрицателен ефект върху нашето представяне и качеството на живот.

• Важни срокове - Ако вашата компания се подготвя за пускане на продукт, всички задачи, свързани със стартирането, са необходими за незабавно решаване.
• Кризи - Животът е пълен с неочаквани изненади. Има ситуации, които не бихте могли да планирате дори с предвидливост. Какво се квалифицира като криза? Всякакви задачи, които са решаващи за времето със значителни последици.
• Семейство - Ако сте родител, всякакъв вид представление или игра, в която участва вашето дете, трябва да бъде в тази категория. Особено, ако се изисква някаква подготовка (например пътуване през нощта).
• Подготовка в последния момент - Преглед, който поглъща вниманието ви, презентация, която се очертава по-бързо от очакваното или неочаквана бизнес възможност, може да попадне в този квадрант.

Опасността тук е, че мислим, че много неща попадат в тази категория, когато не го направят, те всъщност трябва да попаднат в спешно и не важно категория.

Задайте си въпроса дали разглежданата задача е както спешна, така и важна. Всяка задача, която има финансови последици за вашата компания, ще има предимство пред запитване за обслужване на клиенти.

Квадрант 2 - важен и не спешен

Ние разглеждаме задачите в този квадрант след справяне със задачите в квадрант 1.

Задачите в квадрант 2 не са спешни, но все пак изискват внимание. Ако бъдат игнорирани, те ще се преместят в квадрант 1. По-добре е да се справите с тези задачи, преди да станат спешни и важни.

Защо?

Тъй като има 2 проблема със задачи Quadrant 1 - те са ограничени във времето и това може да предизвика стрес и безпокойство и да повлияе на качеството на нашата работа.

• Светски задачи - Изготвянето на седмични отчети е задача, която може да се възприеме като ежедневие. Лесно е да ги отложите за по-късно. Ако не направим нищо, след седмица тази задача ще стане важно и спешно. Изгответе план за такива задачи, за да се справите с тях в точното време.
  Този план може да включва стъпки като събиране на данни, питане на колега за мнението им, писане на проект, редактиране на проекта, изпращане на шефа ни, определяне на времето за презентацията и представянето му.
• Здраве - Храненето здравословно и упражненията са жизненоважни за вашето здраве. Не чакайте лекарят да ви диагностицира.
• Връзки - Моят приятел Джордан Харбингър говори за изкопаване на кладенеца, преди да ожаднеете. Инвестирайте във всякакъв вид връзка, преди да се наложи да призовете този човек за услуга.
• Саморазвитие и почивка са в неспешната категория, но са много важни.

Ако не се погрижим за задачите в квадрант 2, ще се окажем в ситуация, в която нямаме време. Резултатът - ние сме стресирани, работим късно през нощта и даваме лоши резултати.

Така, Квадрант 2 (важен и не спешен) заслужава сериозно внимание.

Квадрант 3 - спешен и не важен

Това е най-измамният квадрант. В крайна сметка, защо да се занимаваме със задачи, които не са важни?

Какво прави тези задачи спешни? Много пъти други хора се опитват да ни принудят да се справим с тези задачи.

Те са време разбойници. Начинът да намалите този проблем е просто да защитите времето си.

Например, ако някой настоява да разговаряте лично с вас веднага и това означава, че трябва да излезете извън офиса си - разберете защо тази среща е толкова спешна. Може би вместо това можете да се обадите по телефона и може би този човек ще бъде във вашия район през следващата седмица.

Има разсейващи фактори, които скачат пред нас, казвайки: „обърнете ми внимание“, това са пожари, за които няма да ви е грижа, ако изгорят.

• Социална медия е един от най-големите виновници, отвличащи вниманието ни. Трябва да имате представителство в социалните медии, но ограничете времето си, планирайте публикациите си и, ако можете, накарайте някой друг да управлява вашите бизнес социални акаунти.

• Приятели, които искат услуги - Ситуациите, прикрити като извънредна ситуация, в действителност могат да изчакат вашето внимание. Бъдете дисциплинирани в изказването не на това, което изглежда като фалшива тревога.
• Социални дейности - В умерени количества социалните дейности (церемонии, партита, събирания) добавят баланс към забързания ни съвременен живот. Това са задачи, които вероятно не би трябвало да правите, освен ако нямате какво друго да правите.

Не изразходвайте енергията си за задачи, които не са спешни и не са важни - те ще ви губят времето.

В този случай - във ваш най-добър интерес е да подберете хоби или навик, който ще ви бъде от полза в дългосрочен план. Медитирайте, упражнявайте, научете нов език или инструмент - всичко, което стимулира и задържа интереса ви.

Квадрант 4 - Не е спешно и не е важно

Задачите в този квадрант могат да станат сериозни загуби на време. Когато идентифицирате задача в този квадрант, опитайте се да я отмените. Ако не можете да го премахнете напълно, опитайте се да минимизирате времето, което отделяте за тази задача. Започнете да поддържате списък „без задължения“ и избягвайте да запълвате времето си със задачи, които нямат реална цел през деня ви.

• Нетфликс - Гледането на телевизионни предавания и филми онлайн изглежда като приятно разсейване. Това са губещи време които не са планирани. Проследявайте колко време отделяте за задачи, които не са спешни и не са важни.
• Messenger и текстови съобщения - Ако това може да се каже чрез бързо телефонно обаждане, изберете да си спестите време, вместо да изпращате множество текстови съобщения напред и назад.

Ако всичките ви задачи са подходящи за този квадрант - поздравления, вие живеете в свободното си време!

Сега това не е реалност за повечето от нас. Въпреки това - задачите, които категоризираме като неотложни и не важни, са най-лесни за изпълнение. Попълването им ни дава усещане за постижение.

Следете внимателно всеки квадрант. Ако е необходимо - разделете всяка от основните задачи на подзадачи.

Започнете задачите навреме, дори да не изглеждат спешни сега. В противен случай ще похарчите много усилия със съмнителни резултати .... оставането на върха на задачите ви ще доведе до добро представяне, като същевременно се поддържа добро качество на живот.

Полезна диаграма е дневна графика за управление на времето, комбинирана с матрица с приоритети. Красотата на приоритетната матрица е, че много от тези задачи могат да бъдат разменени в зависимост от сезоните на живота ви.

Помня - това, което е важно, е рядко спешно и това, което е спешно, рядко е важно. -Дуайт Айзенхауер

Как да направите своя собствена приоритетна матрица?

Изтеглете висококачествена версия за печат на Eisenhower Matrix тук.